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unidad 3 aplicaciones de excel

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Símbolo igual en las fórmulas de Excel

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Cálculo de una función de Excel

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Ecuación en Excel sin símbolo igual

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo

Operadores de cálculo y prioridad

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

En este artículo

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético	Significado	Ejemplo
+ (signo más)	Suma	3+3
– (signo menos)	Resta Negación	3–1 –1
* (asterisco)	Multiplicación	3*3
/ (barra oblicua)	División	3/3
% (signo de porcentaje)	Porcentaje	20%
^ (acento circunflejo)	Exponenciación	3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación	Significado	Ejemplo
= (signo igual)	Igual a	A1=B1
> (signo mayor que)	Mayor que	A1>B1
< (signo menor que)	Menor que	A1<B1
>= (signo mayor o igual que)	Mayor o igual que	A1>=B1
<= (signo menor o igual que)	Menor o igual que	A1<=B1
<> (signo distinto de)	Distinto de	A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto	Significado	Ejemplo
& ("y" comercial)	Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo	("Viento"&"norte")

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia	Significado	Ejemplo
: (dos puntos)	Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.	B5:B15
; (punto y coma)	Operador de unión, que combina varias referencias en una sola	SUMA(B5:B15;D5:D15)
(espacio)	Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias	B7:D7 C6:C8

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Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador	Descripción
: (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma)	Operadores de referencia
–	Negación (como en –1)
%	Porcentaje
^	Exponenciación
* y /	Multiplicación y división
+ y -	Suma y resta
&	Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>	Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Inicio rápido: Crear una fórmula

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de fórmulas y sus descripciones.

Fórmula	Descripción
*=5+23**	Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
=RAIZ(A1)	Usa la función RAÍZ para devolver la raíz cuadrada del valor en A1.
=HOY()	Devuelve la fecha actual.
=IF(A1>0,"Más","Menos")	Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se muestra el texto "Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto "Menos".

¿Cómo?

Seleccione una celda y comience a escribir.

En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula.

Complete el resto de la fórmula.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo 3+7.
Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por ejemplo, seleccione B1 y luego escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.
Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de cálculo. Por ejemplo, si se escribe "a", aparecen todas las funciones que comienzan con la letra "a" que están disponibles.

Crear fórmulas de diferentes maneras

Complete la fórmula.

Para completar una fórmula que usa una combinación de números, referencias de celda y operadores, presione ENTRAR.
Para completar una fórmula que usa una función, complete la información requerida para la función y luego presione ENTRAR. Por ejemplo, la función ABS requiere un valor numérico que puede ser un número que se escriba o una celda seleccionada que contenga un número.

El aspecto de las fórmulas completas puede ser como en los siguientes ejemplos:

Fórmula	Descripción
=3+7	Suma dos números.
=B1+C1+D1	Agrega los valores en tres celdas.
=ABS(-3)	Convierte un número en su valor positivo.

Pasos siguientes

Pruebe con las fórmulas usando diferentes métodos para seleccionar celdas o especificar datos y pruebe alguna de las funciones de hoja de cálculo.

Sugerencia Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com. Para Microsoft Excel Starter 2010, visite la página de Ayuda y procedimientos de Office Starter

Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas

En Excel 2007 y Excel 2003, el Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en los datos de una hoja de cálculo que tengan etiquetas de filas y columnas. El Asistente para búsquedas ayuda a encontrar otros valores en una fila cuando se conoce el valor de una columna y viceversa. El Asistente para búsquedas utiliza INDEX y MATCH en las fórmulas que crea.

El asistente ya no se incluye en Excel 2010, sino que se ha sustituido por el Asistente para funciones y las funciones de búsqueda y referencia (referencia) disponibles.

Uso del Asistente para búsquedas en Excel 2007

Haga clic en una celda del rango.
En la ficha Fórmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Búsqueda.
Si el comando Búsqueda no está disponible, deberá cargar el programa del complemento Asistente para búsquedas de la siguiente forma:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, entonces, haga clic en la categoría Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.
3. En el cuadro de diálogo Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto a Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Siga las instrucciones del asistente.

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Uso del Asistente para búsquedas en Excel 2003

En el menú Herramientas, haga clic en Complementos, seleccione el cuadro Asistente para búsquedas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en una celda del rango.
En el menú Herramientas, haga clic en Buscar.
Siga las instrucciones del asistente.

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¿Qué ha ocurrido con el Asistente para búsquedas en Excel 2010?

El asistente ya no se incluye en Excel 2010. Esta funcionalidad se ha reemplazado con el Asistente para funciones y las funciones de búsqueda y referencia (referencia) disponibles.

Las fórmulas que generó este asistente continuarán funcionando en Excel 2010. Puede editarlas usando otros métodos.

Errores de Excel

Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.

Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:

Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro

Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:

Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.

Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.

Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

#¿NOMBRE? #¡VALOR! #¡NUM! #¡DIV/0!	#¡REF! #¡NULO! #N/A #####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.

#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.

Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.

#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.

También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.

#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!

#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!

#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.

Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!

#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.

##### - Este error se muestra cuando :

El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.

errores de excel

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SINTAXIS FORMULAS DE EXCEL

Formulas:
SI
SIMAR.SI
CONTAR.SI
BUSCAR.V
CONCATENAR

Sintaxis:
SI
La función =SI ( ) es una de las más potentes que tiene Excel.
Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO.
Sintaxis: =SI (Condición; Verdadero; Falso)

SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: SUMAR.SI (rango; criterio; rango_suma)
Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 24, "24" ">24", "manzanas".
Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis: CONTAR.SI (rango; criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 8, "8", ">8", "naranjas" o B8.
BUSCAR.V
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Sintaxis: BUSCAR.V (Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna de la que se desea obtener datos; Ordenado)

Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento
CONCATENAR
Concatena argumentos de texto.
Sintaxis: CONCATENAR (texto1; texto2; texto3;...)
Texto1, texto2, texto3,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único

Las partes de una Función

Cada Función tiene un orden específico, llamado Sintaxis, el cual debe ser seguido de la Función para trabajar correctamente.

Orden Sintáctico

Todas las Funciones comienzan con el signo igual (=).
Después del signo igual (=) define el nombre de la Función (ejemplo, Sum).
O más argumentos-números, texto o referencias de Celdas - adjuntos entre paréntesis. Si hay más de un argumento, separa cada uno mediante una coma.

Un ejemplo de una Función con un argumento que sume un rango de Celdas es, A3 hasta A9:

Un ejemplo de una función con más de un argumento que calcula la suma de dos rangos de celdas:

Excel, literalmente, tiene cientos de Funciones diferentes para ayudarte con tus cálculos. Construir Fórmulas puede ser difícil y agotador. Las funciones de Excel te pueden evitar muchos dolores de cabeza.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar

Errores de Excel

Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:

Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro

Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.

#¿NOMBRE? #¡VALOR! #¡NUM! #¡DIV/0!	#¡REF! #¡NULO! #N/A #####